Pandemi Durumunda İş Sürekliliğinin Sağlanması

COVID-19'un şirketler üzerinde olan etkisi gün geçtikçe farklı boyutlara ilerlemektedir. Bu yazıda, şirketlerin iş sürekliliklerini sağlamak için gereken temel faktörlere değineceğiz.

Aralık 2019 tarihi itibariyle Wuhan/Çin merkezli ortaya çıkan COVID-19 hastalığı dünya genelinde birçok sektörde bulunan kurumların iş sürekliliğinin aksamasına sebep olmuştur. Bu doğrultuda, kurumlar her ne kadar iş süreklilik planlarını hazırlamış olsa da, büyük bir çoğunluğu pandemi durumunu bir risk etmeni olarak ele almadığından günümüzdeki duruma hazırlıksız yakalanmışlardır. Sonuç olarak, birçok kurumun iş süreklilik planlarını gözden geçirmesi ve pandemi durumunu göz önünde bulunduran güncel bir iş süreklilik planı oluşturmaları gereği ortaya çıkmıştır. Bu yazıda, pandemi durumunda, kurumların iş sürekliliklerini sağlamak için önem arz eden faktörlere değinilecektir [1].

Pandemi esnasında uygulanacak politika ve prosedürleri belirlemek

İş sürekliliğinin sağlanması gereken olay ve durumlar öncesinde risk alanlarına göre uygulanacak politika ve prosedürlerin belirlenmesi, olay esnasında endişe ve karmaşanın yaşanmaması açısından kritik önem arz etmektedir. Bu doğrultuda, öngörülen olaya ilişkin en iyi ve en kötü durum senaryoları göz önünde bulundurularak uygulanabilir bir “pandemi durumunda iş yönetim politikası” hazırlanarak gerekli adımların ilgili prosedürlere atıf yapılması gerekmektedir.

“Bu kapsamda, ilgili politika temelde çalışanlarının süreli izin veya hastalık izni alabilmesine olanak sağlayacak şekilde olmalıdır.”

İlgili politika yalnızca pandemi durumunda geçerli olacağı için çalışanın hastalığı geçtiğinde ve işyerine zarar verecek tüm durumlar ortadan kalktığında işyerine dönebilir şekilde maddeler içermelidir. Ek olarak, yapılan işin niteliğine bağlı olarak ilgili politikanın çalışanlara uzaktan çalışma ve esnek çalışma imkanları sunması beklenmektedir. Bunun dışında, işyeri sınırları içerisinde enfekte olmuş kişilerin oluşması durumunda yapılması gereken adımlara ilişkin bir prosedür yayınlaması ve olay gerçekleştiğinde ilgililerce uygulanması gerekmektedir. Bunların dışında, önlem alınması gereken ve politikada yer alması beklenen adımlar aşağıda sıralanmıştır.

Pandemi durumunda uygulanacak iş yönetim politikasında,

• Yasal otoritenin belirlediği sınırlamalara ek olarak, iş amaçlı veya özel seyahatlere yönelik kısıtlamalar getiren birtakım düzenlemelerin bulunması,
• Şirket sınırları içerisinde enfekte çalışanlar bulunması durumunda çalışanların kritik iş süreçlerini sürdürebileceği ikincil çalışma ortamına yönelik bilgi ve tahliye sürecinin yer alması,
• Kritik personelin enfekte olması durumunda ilgili know-how aktarımının yer alacak personele yapılmasına ilişkin sürecin bulunması,
• İlgili tıbbi malzemenin (El dezenfektanı, ıslak mendil, maske vb.) sürekli sağlanmasına yönelik sürecin oluşturulması ve acil durumda ilgili malzemenin nasıl sağlanacağına yönelik adımların oluşturulması,
• İş gereksinimine yönelik hangi iş kollarının hangi iletişim kanallarını kullanacağına yönelik adımların belirlenmesi,

gerekmektedir.

Pandeminin iş süreçlerine olan etkisini yönetmek

İş süreklilik planının en temel hedefi insan sağlığını tehlikeye atmadan kritik iş süreçlerini devam ettirmektir. Bu doğrultuda kurum yönetim kurulu ve genel müdürlerinin daha önceden kritik iş fonksiyonlarını belirlemesi ve en temelde rol ve sorumlulukları tanımlanmış bir Pandemi Koordinasyon Takımı (PKT) oluşturması beklenir. Bu takımın, kurumun kritik iş birimlerinin yöneticilerinden oluşması yeterlidir.

PKT’den ilk olarak kritik iş sürekliliğini sağlayacak personelin ve diğer kritik girdilerin tanımlanması beklenir.

Bu girdileri belirlerken ve planlarken ham madde, tedarikçiler ve alt yüklenicilerin pandemi esnasındaki durumları göz önünde bulundurulmalıdır. Sonuç olarak, bu çalışanların olaydan önce eğitilmesi ve her türlü en iyi ve en kötü senaryoya karşı belirlenmiş yol haritalarına aşina olması beklenmektedir.

Ek olarak, PKT’nın;

• Üretim sürecini etkileyecek her türlü senaryoya karşı kurumun finansal durumunu yönetmesi,

• İş ile ilgili iç ve dış hat seyahat ile nakliye işlemlerine ek olarak karantina ve sınır geçiş kısıtlamalarını dikkate alması,

• Yerel, ulusal ve uluslararası otoritelerden elde edilen pandemi durum bilgilerini güncel olarak takip etmesi,

• Acil durum iletişim planının güncel duruma göre sıkça güncellenmesi ve ilgililere duyurması,

beklenmektedir.

Pandeminin çalışan ve müşterilere etkisini yönetmek

İş süreklilik planının en temel hedefi, çalışan ve müşterilerin can sağlığını korumaktır. Bu doğrultuda, çalışanların can güvenliği hesaba katarak kapasite yönetimi gerçekleştirilmesi iş sürekliliğinin doğruluğu ve tutarlılığı açısından büyük önem arz etmektedir. Bu faktör göz önünde bulundurulursa, iş etki analizleri esnasında belirlenen RTO (Kabul Edilebilir Kesinti Süresi) ve RPO (Kabul Edilebilir Veri Kaybı) değerlerinin sağlanması daha kolay ve isabetli olacaktır.

Pandemi durumunun diğer risk faktörleri olan doğal afet, siyasi olaylar ve diğer durumlara karşı olarak kuruma hazırlık yapma fırsatı verir. Bu doğrultuda, kritik personel belirlendikten sonra pandemi durumunda iş yerinde bulunması ve bulunmaması gereken personeli belirlemeye olanak sağlayabilecek bir zaman dilimi oluşacaktır. İşe gelmesi beklenmeyen personelin başında enfekte olanlar, aile veya aynı hane içinde yaşadığı bilinen kişilerden enfekte olmuş olanlar, ilgili bölgesel karantina uygulamaları, kamu hizmetinin devamlılığı ve toplu ulaşım hizmetlerinin durumu önem arz etmektedir. Bu faktörler göz önünde bulundurularak işe gelebilen ve kritik görevleri üstlenecek personelin can güvenliğini sağlayacak birtakım önlemler aşağıdaki gibidir.

Pandemi süresince,

• İnsan etkileşimini azaltacak her türlü olayın (el sıkışma, toplantılar, toplu çalışma alanlarında iş yapılması vs.) sıklığının azaltılmasına ve yerine uygulanacak kritik süreçlerin belirtildiği kılavuzların hazırlanması, duyurulması ve uygulanması,

• Kurum içerisinde iş sağlık hizmetlerinin sürdürülmesi, gerektiğinde daha yüksek seviyede hizmet verilebilir hale getirilmesi,

• Çalışanların psikolojik sağlığının desteklenmesi ve mümkün olan birtakım sosyal aktivitelerin devam ettirilmesine yönelik aksiyon alınması,

gerektiği düşünülmektedir.